12 problemi più comuni con Excel e come risolverli

I lettori del Lifehacker hanno già familiarità con Denis Batianov, che ha condiviso con noi i segreti di Excel. Oggi, Denis parlerà di come evitare i problemi più comuni con Excel, che spesso creiamo noi stessi.

Subito farò una prenotazione, che il materiale dell’articolo è destinato agli utenti principianti di Excel. Gli utenti esperti hanno già incessabilmente ballato su questi rakes più di una volta, quindi il mio compito è quello di salvare da questi “ballerini” giovani e inesperti.

Non dai i titoli alle colonne dei tavoli

Molti strumenti di Excel, ad esempio: ordinamento, filtraggio, tabelle intelligenti, tabelle pivot, indicano che i dati contengono intestazioni di colonna. Altrimenti, non sarai in grado di usarli o non funzioneranno correttamente. Prestare sempre attenzione che le tabelle contengano intestazioni di colonna.

Colonne e righe vuote all’interno dei tuoi tavoli

Ciò confonde Excel. Quando incontri una riga o una colonna vuota all’interno della tua tabella, inizia a pensare di avere 2 tabelle, e non una. Devi correggerlo costantemente. Inoltre, non nascondere righe / colonne non necessarie all’interno della tabella, piuttosto eliminale.

Ci sono diversi tavoli su un foglio

Se queste non sono tabelle minuscole che contengono directory di valori, non farlo.

Sarà scomodo per te lavorare con più di una tabella su un foglio. Ad esempio, se una tabella è a sinistra e la seconda è a destra, il filtraggio di una tabella influirà sull’altra. Se le tabelle sono disposti uno sopra l’altro, non è possibile utilizzare le zone di fissaggio, così come uno dei tavoli hanno per cercare costantemente e produrre la manipolazione in più per salire sul suo tavolo-pointer. Lo vuoi?

I dati di un tipo sono posizionati artificialmente in colonne diverse

Molto spesso, gli utenti che conoscono Excel preferiscono in modo superficiale questo formato della tabella:

funzionare correttamente in Excel

Sembrerebbe che abbiamo un formato inoffensivo per l’accumulo di informazioni sugli agenti di vendita e le loro multe. Questo layout del tavolo è ben percepito dalla persona visivamente, poiché è compatto. Tuttavia, credo che sia un vero incubo: provare ad estrarre i dati da tali tabelle e ottenere risultati intermedi (informazioni aggregate).

Il fatto è che questo formato contiene 2 dimensioni: per trovare qualcosa nella tabella, è necessario determinare la linea analizzando il ramo, il gruppo e l’agente. Quando trovi il giusto drenaggio, dovrai trovare la colonna giusta, poiché ce ne sono molti. E questa “bidimensionalità” complica enormemente il lavoro con una tabella di questo tipo per gli strumenti Excel standard: le formule e le tabelle pivot.

Se crei una tabella di riepilogo, scoprirai che non è possibile ottenere facilmente dati per anno o trimestre, perché gli indicatori sono distribuiti su diversi campi. Non hai un campo per volume di vendita, che puoi comodamente manipolare, ma ci sono 12 campi separati. È necessario creare manualmente i campi calcolati separatamente per i trimestri e l’anno, tuttavia, se è tutto in una colonna, la tabella riepilogativa lo farebbe per te.

Se si desidera applicare una formula standard di tipo sommatoria SUMIF (SUMIF), SOMMA.PIÙ.SE (SOMMA.PIÙ.SE), MATR.SOMMA.PRODOTTO (MATR.SOMMA.PRODOTTO), sarà anche scoprire che essi sono in grado di lavorare in modo efficace con il layout del tavolo.

Il formato consigliato per la tabella è:

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Diffusione di informazioni su diverse pagine del libro “per convenienza”

Un altro errore comune è che, disponendo di un formato tabella standard e avendo bisogno di analisi basate su questi dati, distribuirlo su fogli separati della cartella di lavoro di Excel. Ad esempio, creano spesso fogli separati per ogni mese o anno. Di conseguenza, la quantità di lavoro di analisi dei dati viene effettivamente moltiplicata per il numero di fogli creati. Non farlo. Accumula informazioni su un foglio.

Informazioni nei commenti

Spesso gli utenti aggiungono informazioni importanti di cui potrebbero aver bisogno in un commento alla cella. Tieni presente che ciò che è nei commenti, puoi solo guardare (se lo trovi). È difficile metterlo nella cella. Ti consiglio di selezionare una colonna separata per i commenti.

Un casino con la formattazione

Sicuramente non aggiungerà nulla al tuo tavolo. Sembra ripugnante per le persone che usano i tuoi tavoli. Nella migliore delle ipotesi, non attribuiranno importanza ad esso, nel peggiore dei casi penseranno che non sei organizzato e sciatto negli affari. Adoperarsi per:

  1. Ogni tabella deve avere una formattazione uniforme. Usa la formattazione dei tavoli intelligenti. Per ripristinare la vecchia formattazione, usa lo stile di cella “Normale”.
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  2. Non evidenziare una riga o una colonna interamente. Seleziona una cella specifica o un intervallo per lo stile. Fornisci una “legenda” per la tua selezione. Se si selezionano le celle per eseguire alcune operazioni con esse in futuro, il colore non è la soluzione migliore. Anche se l’ordinamento per colore ed è apparso in Excel 2007, e nel 2010 – il filtraggio in base al colore, ma la presenza di una singola colonna con un chiaro valore per il successivo filtraggio / ordinamento è ancora preferibile. Colore: una cosa non incondizionata. Nella tabella di riepilogo, ad esempio, non lo trascini.
  3. Prendi l’abitudine di aggiungere ai tuoi tavoli i filtri automatici (Ctrl + Shift + L), fissando le aree. È desiderabile ordinare la tabella. Personalmente, sono sempre stato infuriato quando ricevevo ogni settimana dalla persona responsabile del progetto, un tavolo dove non c’erano filtri e aree di fissaggio. Ricorda che tali “sciocchezze” sono ricordate per un tempo molto lungo.

Unisci celle

Usa l’unione di celle solo quando senza di essa. Le celle unificate rendono molto difficile manipolare gli intervalli in cui entrano. Ci sono problemi quando si spostano le celle, quando si inseriscono le celle, ecc.

Combinazione di testo e numeri in una cella

Un’impressione dolorosa viene prodotta da una cella contenente un numero, integrata da dietro dalla costante di testo “RUB.” O “USD”, inserita manualmente. Soprattutto se non è una forma stampata, ma un tavolo normale. Le operazioni aritmetiche con tali cellule sono naturalmente impossibili.

Numeri sotto forma di testo in una cella

Evita di memorizzare dati numerici in una cella in formato testo. Col tempo, alcune delle celle di questa colonna avranno un formato di testo e una parte nel solito. Per questo motivo ci saranno problemi con le formule.

Se il tuo tavolo verrà presentato tramite il proiettore LCD

Scegli le combinazioni più contrastanti di colore e sfondo. Lo sfondo scuro e le lettere chiare hanno un bell’aspetto sul proiettore. L’impressione più terribile è prodotta dal rosso sul nero e viceversa. Questa combinazione è estremamente non contrastante sul proiettore, evitalo.

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Layout di pagina in Excel

Questa è la stessa modalità in cui Excel mostra come il foglio verrà suddiviso in pagine quando stampato. I bordi della pagina sono evidenziati in blu. Non consiglio lavorare costantemente in questo modo, che molti fanno, perché i dati di uscita di processo verso la parte schermata del driver della stampante, e che, a seconda di molti fattori (es stampante e la rete non è attualmente disponibile) è pieno di formule di visualizzazione di processo appendere e conversione. Lavora come al solito.

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Ulteriori informazioni su Excel sono disponibili sul sito Web di Denis.

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