12 problemas mais comuns com o Excel e como resolvê-los

Os leitores do Lifehacker já estão familiarizados com Denis Batianov, que compartilhou conosco os segredos do Excel. Hoje, Denis vai falar sobre como evitar os problemas mais comuns com o Excel, que muitas vezes criamos.

De uma vez eu farei uma reserva, esse material de artigo é destinado a usuários iniciantes do Excel. Usuários experientes já dançaram incendiadamente sobre esses ancinhos mais de uma vez, então minha tarefa é salvar desta jovem e inexperiente “dançarina”.

Você não dá títulos para as colunas de tabelas

Muitas ferramentas do Excel, por exemplo: classificação, filtragem, tabelas inteligentes, tabelas dinâmicas, significam que seus dados contêm cabeçalhos de coluna. Caso contrário, você não poderá usá-los ou eles não funcionarão corretamente. Sempre tome cuidado para que suas tabelas contenham cabeçalhos de coluna.

Colunas vazias e linhas dentro de suas tabelas

Isso é confuso no Excel. Quando você encontra uma linha ou coluna vazia dentro da sua mesa, ela começa a pensar que você tem 2 tabelas e não uma. Você tem que corrigir isso constantemente. Além disso, não oculte linhas / colunas desnecessárias dentro da tabela, em vez disso, exclua-as.

Existem várias tabelas em uma folha

Se essas não forem tabelas minúsculas que contenham diretórios de valores, não faça isso.

Será inconveniente para você trabalhar com mais de uma tabela em uma planilha. Por exemplo, se uma tabela estiver à esquerda e a segunda à direita, a filtragem de uma tabela afetará a outra. Se as mesas estão dispostas uma sobre a outra, é impossível usar áreas de fixação, bem como uma das mesas tem que procurar constantemente por e produzir manipulação extra para obter-se em sua mesa-ponteiro. Você quer isso?

Dados de um tipo estão artificialmente localizados em diferentes colunas

Muitas vezes, os usuários que conhecem o Excel preferem superficialmente esse formato da tabela:

funcionar corretamente no Excel

Parece que temos um formato inofensivo para o acúmulo de informações sobre agentes de vendas e suas multas. Este layout da tabela é bem percebido pela pessoa visualmente, já que é compacto. No entanto, acredito que é um verdadeiro pesadelo – tentar extrair dados de tais tabelas e obter resultados intermediários (informações agregadas).

O fato é que esse formato contém duas dimensões: para encontrar algo na tabela, você precisa determinar a linha, examinando a ramificação, o grupo e o agente. Quando você encontrar o dreno certo, então você terá que encontrar a coluna da direita, pois há muitos deles. E essa “bidimensionalidade” complica muito o trabalho com essa tabela para ferramentas padrão do Excel – fórmulas e tabelas dinâmicas.

Se você criar uma tabela de resumo, verá que não é possível obter dados facilmente por ano ou trimestre, porque os indicadores estão espalhados por diferentes campos. Você não tem um campo por volume de vendas, que você pode manipular convenientemente, mas há 12 campos separados. É necessário criar por mãos campos calculados separados para trimestres e ano, embora, seja em uma coluna, a tabela de resumo faria isso por você.

Se você deseja aplicar uma fórmula padrão do tipo somatório SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), ele também vai achar que eles são capazes de trabalhar de forma eficaz com o layout da tabela.

O formato recomendado para a tabela é:

Excel

Divulgação de informações em diferentes páginas do livro “por conveniência”

Outro erro comum é que, tendo algum formato de tabela padrão e precisando de análise com base nesses dados, espalhe-o em folhas separadas da pasta de trabalho do Excel. Por exemplo, eles geralmente criam folhas separadas para cada mês ou ano. Como resultado, a quantidade de trabalho de análise de dados é realmente multiplicada pelo número de folhas criadas. Não faça isso. Acumule informações em uma folha.

Informação nos comentários

Geralmente, os usuários adicionam informações importantes que podem precisar em um comentário para a célula. Tenha em mente que o que está nos comentários, você só pode olhar (se você encontrar). É difícil colocar isso na célula. Eu recomendo que você selecione uma coluna separada para comentários.

Uma bagunça com formatação

Definitivamente não irá adicionar a sua tabela de bom. Parece repulsivo para as pessoas que usam suas mesas. Na melhor das hipóteses, eles não darão importância a isso, na pior das hipóteses, eles pensarão que você não está organizado e desleixadamente nos negócios. Esforce-se pelo seguinte:

  1. Cada tabela deve ter uma formatação uniforme. Use a formatação de tabelas inteligentes. Para redefinir a formatação antiga, use o estilo de célula “Normal”.
    Excel
  2. Não realce uma linha ou coluna por completo. Selecione uma célula ou intervalo específico para o estilo. Forneça uma “lenda” para sua seleção. Se você selecionar células para realizar algumas operações com elas no futuro, a cor não será a melhor solução. Embora a classificação por cor e apareceu em Excel 2007, e em 2010 – filtragem por cor, mas a presença de uma única coluna com um valor claro para o posterior filtragem / classificação ainda é preferível. Cor – uma coisa não é incondicional. Na tabela de resumo, por exemplo, você não o arrasta.
  3. Crie o hábito de adicionar filtros automáticos às suas tabelas (Ctrl + Shift + L), fixando as áreas. É desejável classificar a tabela. Pessoalmente, eu estava sempre furioso quando recebia todas as semanas da pessoa encarregada do projeto, uma mesa onde não havia filtros e áreas de fixação. Lembre-se de que essas “ninharias” são lembradas por muito tempo.

Mesclar Células

Use a união de células somente quando sem ela. As células unificadas dificultam muito a manipulação dos intervalos nos quais elas entram. Existem problemas ao mover células, ao inserir células, etc.

Combinando texto e números em uma só célula

Uma impressão dolorosa é produzida por uma célula contendo um número, suplementado por trás pela constante de texto “RUB” ou “USD”, digitada manualmente. Especialmente se não for uma forma impressa, mas sim uma mesa normal. Operações aritméticas com essas células são naturalmente impossíveis.

Números em forma de texto em uma célula

Evite armazenar dados numéricos em uma célula em formato de texto. Com o tempo, algumas das células dessa coluna terão um formato de texto e uma parte no formato usual. Por causa disso, haverá problemas com as fórmulas.

Se a sua mesa será apresentada através do projetor LCD

Escolha as combinações de contraste mais de cor e fundo. O fundo escuro e as letras claras ficam bem no projetor. A impressão mais terrível é produzida pelo vermelho no preto e vice-versa. Esta combinação é extremamente não contrastante no projetor – evite-a.

excel

Layout de página no Excel

Esse é o mesmo modo no qual o Excel mostra como a folha será dividida em páginas quando impressa. As bordas da página são destacadas em azul. Eu não recomendo a trabalhar constantemente neste modo, que muitos fazem, porque os dados de saída do processo para a parte da tela do driver da impressora, e que, dependendo de muitos factores (por exemplo, impressora e rede está indisponível no momento) é repleta de jeito visualização do processo de conversão e fórmulas. Trabalhe como de costume.

Excel

Mais informações sobre o Excel podem ser encontradas no site da Denis.

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