Hvordan organisere dagen din: Metoder for geni av produktivitet

Metoden til Benjamin Franklin

Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) var sønnen til såpeprodusenten, men takket være selvorganisasjon og disiplin lyktes han på mange områder: politikk, diplomati, vitenskap, journalistikk. Han er en av grunnleggerne av Amerikas forente stater – han deltok i opprettelsen av uavhengighetserklæringen og landets konstitusjon.

Portretet av Franklin er plassert på en hundre dollar bill, selv om han aldri var president i USA. Han er kreditert med forfatterskapet til slike vingeformede setninger som “Tid er penger” og “Ikke ta av til i morgen hva du kan gjøre i dag.”

Tid for Franklin hadde virkelig stor betydning.

Elsker du livet? Ikke kast bort tiden, for tiden er stoffet som lager livet.

Benjamin Franklin

I en alder av 20 utviklet Franklin et tidsstyringssystem som han likte gjennom hele sitt liv. Samtidsaktører kalte det “Franklin-pyramiden” (noen ganger er det også navnet “produktivitetspyramid” – produktivitetspyramid).

Pyramid of Franklin - hvordan organisere dagen din

Kjernen i pyramiden er livsverdier. Dette er moralske retningslinjer for å løse eventuelle problemer. Franklin kalte dem dyder.

For seg selv, identifiserte han 13 dyder: måtehold, stillhet, kjærlighet av orden, oppløsning, nøysomhet, industri, oppriktighet, rettferdighet, måtehold, renslighet, ro, kyskhet og ydmykhet.

Til daglig arbeid på seg selv startet Franklin en spesiell notisbok, som førte til siden for hvert livsprinsipp. Hver side han spilt i syv kolonner (ukedager). Deretter gjennomførte han 13 horisontale linjer i henhold til antall dyder.

Dermed fokuserte han hver dag på en av dydene, og om kvelden i torgene markerte savnet begått på vei til «moralsk perfeksjon».

Det neste trinnet i Franklin-pyramiden er et globalt mål. Den er basert på prinsippene om livet og svar på spørsmålet: “Hva ønsker jeg å oppnå ved N år” Det overordnede målet for legen, for eksempel, kan være et ønske om å bli sjef for avdelingen opp til 35 år, og for manager – å kjøre oppstart.

Benjamin Franklin er virkelig forfaren til å gjøre planlegging. Han fulgte alltid rutinen og malte bokstavelig talt hvert skritt han tok. Derfor går det videre i pyramiden:

  • hovedplan – trinnvise instruksjoner for å oppnå et globalt mål;
  • langsiktig plan – mål for de neste 3-5 årene;
  • kortsiktig plan – oppgaver for neste år og måned
  • Planlegger for uken og dagen.

Alle trinnene i pyramiden er ordnet i rekkefølge – hvert etterfølgende er basert på den forrige.

konklusjon

For å organisere dagen med Franklin’s metode må du bestemme de grunnleggende livsprinsippene, sette et globalt mål og lage en plan for å oppnå det.

For langsiktig og kortsiktig planlegging kan du bruke et av de elektroniske verktøyene eller starte en papirpute og implementere “Quick Records” -systemet.

Steven Covey Metoden

En av tilhengerne av Franklin-systemet er Stephen Covey. Dette er en verdensberømt ekspert og trener innen ledelse. Covey er en profesjonell høyttaler og forfatter av mange bøker. En av dem ble tatt med i listen over den mest innflytelsesrike virksomhetslitteraturen til Time magazine.

Dette er time-out-boken “Seven Skills of High Effective People”. Covey skrev den i 1989, men ble først bestselger etter at den ble lansert i 2004.

Covey-konseptet er basert på en sekvens av syv ferdigheter.

  1. Å skarpere en sag, det er stadig å forbedre.
  2. For å oppnå synergi, det vil si å streve for gjensidig fordelaktig samhandling.
  3. Vær proaktiv.
  4. Prøv å høre først, og bare da – for å bli hørt.
  5. Begynn med å presentere det endelige målet.
  6. Å tenke i en ånd av “vant – vant”.
  7. Først gjør det som må gjøres først.

Implementere den siste ferdigheten vil hjelpe matrisen distribusjon av oppgaver og prioritering. Hennes Covey lånte fra 34 amerikanske president Dwight David Eisenhower (Dwight David Eisenhower).

Eisenhower Matrix - hvordan organisere dagen din

Alle oppgaver er delt inn i fire grupper:

  1. Haster og viktig (må gjøres så snart som mulig);
  2. Nedorchnye viktig (strategiske oppgaver med fjerntidsfrist);
  3. Haster ikke viktig (du må gjøre det raskt, men du kan utsette eller gjøre det selv);
  4. Unremitting og ubetydelig (som regel kan slike saker slettes eller overlates til tredjepart).

Ifølge Covey, vellykkede mennesker sjelden finner seg under tidspress så raskt rette ut oppgavene på kategori 1 og 3, og uten medlidenhet donere ting fra torget på 4. I dette tilfellet, 60-80% av tiden og innsatsen de gir til avgjørelsen av problemene med kvadratet 2, fordi de er fremdriftenes lokomotiv.

konklusjon

For å bli mer effektive, på slutten eller begynnelsen av dagen, skriv ut oppgavene før deg og be dem om å prioritere dem ved hjelp av Eisenhower-matrisen (eller Covi-ko-matrisen som du vil). For å gjøre dette kan du bruke Eisenhower (iOS) eller MyEffectivenessHabits (Android). Prøv å observere andelen: 40% – viktige haster saker, 60% – viktig ikke-presserende.

Tim Ferriss-metoden

Timothy Ferriss (Timothy Ferriss) – en populær produktivitetsguru. Records av hans offentlige fremtoninger samler millioner av synspunkter, og bøkene divergerer i de samme store utgavene.

Ikke rart – hvem vil ikke “jobbe 4 timer i uken, ikke stikke ut av kontoret” fra et anrop til et anrop, og samtidig leve hvor som helst og bli rik “? Den samme boken av Ferriss ble nummer én på bestselgerlister over The New York Times og The Wall Street Journal.

Hans metode står på to hvaler:

  1. Pareto lov: 20% av innsatsen gir 80% av resultatet, og de resterende 80% av innsatsen – bare 20% av resultatet. Dette betyr at du må fokusere på aktiviteter som er veldig viktige.
  2. Law of Parkinson: arbeidet fyller hele tiden, utgitt på den. Dette betyr at oppgaven skal tildeles nøyaktig så mye som nødvendig for å utføre det.

For å håndtere mer trenger du ikke å øke varigheten på arbeidsdagen. Tvert imot, klipp det, fokus bare på det veldig viktige. La resten være til side, outsource eller delegere.

Tilnærmingen til Ferriss tilsvarer planleggingsteknikken 1-3-5. Essensen er enkel: En viktig ting er oppgitt i listen over saker, tre mellomstore og fem små. Det er totalt ni. De distribueres forutgående i form av haster, noe som bidrar til å kvitte seg med en nødsituasjon.

Ferriss – motstanderen til multitasking og informasjon overbelastning. Ved samtidig utførelse av flere tilfeller er det en defokusering av oppmerksomheten. Som et resultat øker produktiviteten ikke, men faller. Det samme gjelder for kontinuerlig opptak av informasjon. Konstant kontroll av post, direktemeldinger og sosiale nettverk skaper bare en falsk ansettelse, men bringer den ikke nærmere målet.

Men stress, tvert imot, anser Ferriss våre hjelpere.

Frykt er en indikator. Frykt er vår venn. Til tider viser han hva han ikke skal gjøre, men viser oftere hva som er verdt å gjøre.

Tim Ferriss

Det bør bemerkes at Tim Ferriss ikke er den eneste som ønsker å produktivitet, jobber mindre. Stever Robbins (Stever Robbins), forfatter av boken “9 trinn for å sikre at arbeidet mindre og få mer gjort,” tilbyr denne metoden for “aktive dager”, når du er på en bestemt dag utnevne en “veileder”, som vil overvåke fremgang.

konklusjon

Denne metoden vil passe deg hvis du ikke kan følge en streng tidsplan og oppgavelister for at du ikke fungerer. Bygg dagen slik at 20% av tiden okkupert de mest komplekse og viktige saker. Resten skal fortsette som vanlig. Med andre ord, hvis du trenger å holde forretningsmøte, må du velge dag, klokkeslett, varighet og følge planen nøye. Resten av dagen kan være viet til noe nåværende arbeid.

Metoden til Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky er ekspert innen tidsstyring, grunnlegger og leder av selskapet med samme navn. Dens særegenhet er ikke i oppretting av opprinnelige utviklinger, men i den utarbeider metodene for tidsstyring enkelt og enkelt, tilpasse dem til innenlandske virkeligheter.

Arkhangelsky er forfatter av flere populære forretningsbøker: “Arbeid 2.0: gjennombrudd til fritid”, “Tidsformel”, “Tidsstyring” og andre.

Sistnevnte er mest populært. “Time-Drive” forteller om betydningen av planlegging, målstilling og motivasjon, og gir også effektive metoder for tidsstyring og kamp mot utsettelse.

  • “Frogs”. Alle har kjedelige oppgaver som alltid blir utsatt for senere. Disse ubehagelige tingene henger opp og psykisk knusing. Men hvis hver morgen begynner med å “spise en frosk”, det vil si det første er å gjøre noe uinteressant, og deretter gå videre til de andre, så blir det gradvis sortert ut.
  • “Anchors”. Dette er materielle vedlegg (musikk, farge, bevegelse) assosiert med en bestemt emosjonell tilstand. “Ankre” er nødvendig for å stille inn en bestemt oppgave. For eksempel kan du trene deg opp til å jobbe med mail til klassisk musikk, og når latskap vil losse innboksen, trenger du bare inkluderer Mozart eller Beethoven å fange bølgen av nødvendig psykologisk.
  • “Biff biff fra en elefant”. Jo større oppgaven (skrive en avhandling, lære et fremmedspråk, og så videre) og jo vanskeligere tidsfristen er, jo vanskeligere er det å begynne å implementere det. Skremme er bare skala: Det er uklart hvor du skal begynne, hvis det er nok styrke. Slike oppgaver kalles “elefanter”. Den eneste måten å “spise en elefant” er å lage “steker” ut av det, det vil si å knuse en stor bedrift i flere små.

Det er bemerkelsesverdig at Gleb Arkhangelsky legger stor vekt på ikke bare å strømlinjeforme arbeidsprosesser, men også å hvile (navnet på bestselgeren er “Time Drive: Hvordan administrere å leve og jobbe”). Han er overbevist om at uten god hvile, som inkluderer en sunn søvn og fysisk aktivitet, er det umulig å være produktiv.

konklusjon

Planlegg hver dag. Todoist, Wunderlist, TickTick og andre lignende programmer og tjenester vil hjelpe deg med dette. Vanskelig store oppgaver er delt inn i enkle små. Om morgenen, gjør det mest ubehagelige arbeidet, for å bare gjøre det du liker i den gjenværende tiden. Utvikle utløsere som vil hjelpe deg med å ta vare på latskap, og ikke glem å inkludere hvile i tidsplanen.

Metode Francesco Cirillo

Kanskje du ikke kjenner navnet til Francesco Cirillo, men du har sikkert hørt om Pomodoro. Cirillo er forfatteren av denne berømte tidsstyringsteknikken. I sin tid hadde Francesco problemer med studiene: den unge mannen kunne ikke konsentrere seg, han ble distrahert hele tiden. En enkel kjøkkentimer i form av en tomat kom til redning.

Essensen av Pomodoro-metoden: Tidsperioden for arbeidet er “tomat”. En “tomat” = 30 minutter (25 minutter for jobb og 5 for hvile). Start timeren og arbeid med maksimal effekt og minimal distraksjoner i 25 minutter. Signalet høres ut – det er tid for en fem minutters pause. Start deretter timeren på nytt.

Produktiviteten måles således ved antall “tomater” som utføres per dag. Jo mer, desto bedre.

For ikke å bruke 25 minutter til å komme opp med virksomheten, må en liste over oppgaver utarbeides på forhånd. I det kan du også markere antall hele “tomater” (et kryss er plassert overfor oppgaven) og forstyrrelser (en apostrof er plassert). Dette lar deg bestemme hvor lang tid det tok å utføre en oppgave og hvor vanskelig det var.

Pomodoro-metoden er rimelig og fleksibel. Ønsker du å gjøre en oppgave på papir og måle 25-minutters segmentene med en kjøkkentimer, og hvis du vil – bruk spesielle tjenester og applikasjoner.

Windows OS X og iOS Android
PomodoroApp Pomodoro Tid ClearFocus
Hold fokusert Tadam Pomotodo
Tomighty Flat tomat Clockwork Tomato

Ifølge Cyrillo er den optimale varigheten av “tomat” 20-35 minutter. Men, etter å ha mestret teknikken, kan du eksperimentere og endre intervaller for deg selv.

I detalj med metoden Francesco Cirillo finner du her.

konklusjon

På begynnelsen av dagen, lage en liste over saker og utfør dem, måle tiden med “tomater”. Hvis du blir distrahert i 25 minutter, legg symbolet “overfor oppgaven. Hvis tiden er utløpt, men oppgaven ennå ikke er fullført, sett + og dediker den neste “tomat” til den. I løpet av en fem minutters pause, skift helt fra jobb til hvile: gå rundt, lytt til musikk, drikk kaffe.

Så, før du er fem grunnleggende tidsstyringssystemer, som du kan organisere dagen din med. Du kan studere dem mer detaljert og bli en unnskyldning for en av teknikkene, eller du kan trene dine egne ved å kombinere ulike teknikker og teknikker.

GTD – et alternativ til tidsstyring

David Allen (David Allen), skaperen av GTD-metoden, er en av de mest kjente teoretikerne for personlig effektivitet. Hans bok “Hvordan sette ting i orden: produktiviteten uten stress” ble kalt Time magazine som den beste forretningsboken i tiåret.

Begrepet Getting Things Done er på hørsel, og mange feilaktig identifiserer det med tidsstyring. Men selv Allen selv kaller GTD “metoden for å øke personlig effektivitet“.

Det er slik at eksperten i denne saken Vyacheslav Sukhomlinov forklarte forskjellen mellom tidsstyring og GTD.

GTD er ikke en tidsstyring. Tidshåndtering er umulig. På dager har alle det samme antall timer. Det er ikke hvor mye tid det betyr, men hva du fyller det med. Du må kunne håndtere store strømmer av innkommende informasjon, bestemme hvilke tiltak som er nødvendige for å oppnå målene, og selvfølgelig handle. GTD handler om dette. Dette er en bestemt måte å tenke og leve på. Og GTD handler om strømmen og reduksjonen av psykisk stress.
Vyacheslav Sukhomlinov

Er du klar til å argumentere? Velkommen til kommentarene. Hva synes du mer om GTD – tidsstyring eller personlig effektivitet? Fortell oss også hvilke teknikker som hjelper deg med å organisere dagen din.

beholdebeholde

beholdebeholde

beholdebeholde

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

34 − = 33